こんにちは、学術リテラシー事業部GEC運営チームです。

当社は、大学のグループ会社として、早稲田大学をはじめとする数多くの大学のお手伝いや、大学との人材交流（相互出向を含む）を通じて、
大学業務における豊富な経験やノウハウを蓄積してきました。それらを活用して、早稲田大学以外の大学様に対しても、学務事務を業務委託（アウトソーシング、BPO） の形で支援をしています。

大学におけるアウトソーシングについて、早稲田大学の山田英夫教授は、「『競争しない競争戦略』は大学でも有効か？」（『カレッジマネジメント』Vol.235）で、次のように述べています。

　　「企業において初期のアウトソーシングの判断基準は、コストが高いか安いかであるが、成長期、成熟期に入ると、
　　　その機能を持つことが自社のコア・コンピタンスになるか否かが判断基準となる」
　　「自分の大学の何がウリであり、ウリに関する資源は多少コストが高くても内製化しなくてはならない」

大学業界が成熟し各大学ともユニークな取り組みを進めようとする中で、大学職員には新たなタスクが付加されるようなってきました。
大学固有の「ウリ」となる領域に職員のエフォートを集中させ、そうでない領域はアウトソーシングしていくことの必要性を、多くの大学様から耳にします。

他方で、下のような理由から、アウトソーシングに安易には踏み出せないといったお悩みにも少なからず接することがあります。

　・アウトソーシング業者の質が悪いと感じる
　・アウトソーシング先をうまくマネジメントすることができない
　・アウトソーシングすることで、ノウハウが学内から失われる
　・アウトソーシングする業務を選定するのが大変だ
 

「アウトソーシング業者の質が悪いと感じる」
大学職員の多くは、大学の組織、意思決定、教員と職員の関係性、教育と研究と事務の仕組み、学生に対する向き合い方といった大学特有のことがらを、日々の仕事を通じて常識のこととして体得しています。
他方で、大学の業務に普段携わらない民間業者の方々にとって、それらは当たり前のことではありません。
業者との打ち合わせ等で大学の常識をイチから説明することで手間が増えるのみならず、大学の常識が業者側に本質的に理解されず、アウトソーシングの品質にまで影響が出てしまうケースもあるようです。
したがって、アウトソーシングで大学事務を自律的かつ適切に遂行するためには、仕事の専門性や正確性、スピードに加えて、大学組織の価値観や規範も含めた常識を体得していることが大切であると、大学のグループ会社である私たちは考えています。

「アウトソーシング先をうまくマネジメントすることができない」
アウトソーシングした業務を、期待どおりの品質・納期で完了させるために、大学様は適切なモニタリングを行う必要があります。
アウトソーシングは人材派遣と違い、大学様から委託先のスタッフに対して指揮命令を直接出すことができません。
したがって、当社は、アウトソーシング開始前に、大学様と私たち双方が連携して業務設計を綿密に行い、仕事の段取りや成果物について共通した認識を得ることを大切にしています。
アウトソーシング開始後は、大学様に対して定期的に報告・連絡・相談の機会を意識的に取り合うことで、大学様がマネジメント不全に陥ることのないような仕組みを講じています。

「アウトソーシングすることで、ノウハウが学内から失われる」
まず前提として、アウトソーシングしているにもかかわらず、業務の細部まで大学様が把握し続けることは、人材の有効活用の観点から適切とはいえません。
他方で大学様は、マネジメントを適切に行い、不測の事態には必要な行動を起こせるように、業務の概況を把握しておくことが求められます。
したがって、私たちは、委託元である大学様に対して、アウトソーシング業務の全体像やフローを定期的にご説明させていただく機会を必要に応じて設けたり、大学様から出向者を受け入れてアウトソーシング業務に一定期間ご従事いただくような人材交流を行ったり、といった工夫を取り入れています。
このような取り組みを通じて、アウトソーシング業務の中核的なノウハウが、委託元である大学様から失われることのないように努めています。

「アウトソーシングする業務を選定するのが大変だ」
アウトソーシングしたい業務は職場に点在していても、アウトソーシングできるひとまとまりのサイズに整理するのは難しいことです。
また、アウトソーシングによって複数の職員に少しずつ生み出された時間的な余力を特定の職員に集約し、別の役割を担わせるとなると、業務分担や配置転換にまで影響がおよぶため、二の足を踏みがちです。
私たちは、人材交流の一環で、私たちのスタッフを大学様に一定期間出向させ、業務を実際に経験することを通じて、アウトソーシングが可能な業務とそうでない業務の切り分けを行ったケースもあります。
また、大学様のご要望次第では、アウトソーシング後の余力を活用した職員の新たな役割やあるべき姿についてご提案させていただく、といったことも可能です。
 

自学の「ウリ」を磨くことに大学職員がよりいっそう貢献していくためには、戦略的なアウトソーシングが近道だと考えています。
私たちは、大学のグループ会社として培ってきた経験とノウハウを活かして、上述のようなお悩みを、大学様とともに解決してきた実績があります。
どんなことでもお気軽にご相談をお待ちしています。

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