当社の活動ブログblog

ブログ

業務自動化のすゝめ

2023/12/22

こんにちは!IT-Xチームです。当チームは、業務システムの開発や運用保守を行っています。
とてもたくさんのシステムを、さまざまなプログラムで作成し、安全安心なITサービスを提供すべく、
日々活動しています。最近は、ノーコードを活用した業務自動化にも携わっています。
今回は気軽にとりくめる業務自動化について紹介します。

■「Microsoft Power Platform」
~ノーコードでつくれる業務自動化ツールについて~

システムをつくることは難しいですよね?時間がかかりますよね?
と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、近年では、ノーコードというプログラムを書かずとも
システムをつくれるしくみがあります。
私たちは、大学の業務自動化を支援するにあたり、Microsoft Power Platformを活用しています。
その経験から、気軽にとりくめる業務自動化を紹介します。

■事務手続きの自動化(1)
~申請情報と承認記録の管理~

どこの組織でもある事務手続き。申請者からの情報を担当者が確認し、承認者が承認する。
その一連の業務を、Microsoft Power Platformのしくみを使えば、つなぐことができます。

・具体的には「Forms」というWEBフォームを設置し、申請者にはWEBフォームで申請をして
もらいます。
・その時「Automate」というしくみを利用すると、WEBフォームに入力されると担当者に
通知するとともに、入力情報をエクセルに記録することができます。
・担当者は通知をきっかけに、エクセルに記録された情報を確認し、確認した記録をエクセルに
入力します。
・そうすると今度は、承認者に知らせるために承認者に通知することもできます。承認者は、
通知をうけとり承認したことをエクセルに記録すれば、申請情報から事務担当者の確認や
承認といった記録も一元的に管理することができます。

これらを実現する機能は、システムをつくる専門知識がなくても、直観的な操作で組み合わせて
つくることができます。

■事務手続きの自動化(2)
~人と同じ操作を正確に行ってくれるロボット~

どこの組織でもあるシステム入力。みなさん、日々、書類とパソコンの画面をにらめっこして、
システム入力していますよね?
Microsoft Power Platformでは、そんな人が行うパソコン操作を、代わりに行ってくれるしくみ
「Automate Desktop」があります。

代わりに行ってくれる操作の具体的な事は、パソコンの画面の操作、つまりマウスをつかって
WEBシステムを開く、エクセルを開く、キーボードを使ってWEBシステムに情報を入力する、
といったことです。この機能を活用すれば、たとえば、エクセルに記録された情報をシステムに
自動で転記することができます。

事務手続きの自動化(1)で紹介したエクセルに記録された情報を、システムに転記することもでき
ます。ロボットの特徴は「人ができる操作をする」「正確に何度も行う」の2つです。
人が行う操作には間違いがありますよね?ロボットに操作をまかせると間違うことがありません
ので、確認する手間を減らせます。またロボットは、24時間365日動かすこともできますので、
日中に人が確認した結果を、夜中にロボットにシステム入力してもらうと作業期間の短縮も可能です。
このロボットも、システムをつくる専門知識がなくても、直観的な操作でつくることができます。

■まとめ

いかがでしょうか?
日々の業務で繰り返し行う事務手続きの作業は、一元管理し、システム入力まで自動化できます。
今回紹介したMicrosoft Power Platformは、システムをつくる上での専門知識がなくても、
気軽にチャレンジできるようになっています。またMicrosoft Power Platformでは、今回紹介
した事以外にもさまざまな事ができます。

たとえば、すでに組織で運用されている基幹システムの情報を参照するといったことも可能です。
Microsoft Power Platformはとても簡単ですので、今回紹介した事例のようなしくみをつくる
時間はかかりません。
Microsoft Power Platformを活用すれば、アイディア次第で日々行う業務と業務をつなぎ
自動化することができます。

興味を持った方は、ぜひ調べてみてください!


<配信メールサービスのご案内>
当社では、早稲田大学で培った知見とノウハウをもとに、学校運営、研究支援、国際交流、人材育成、語学プログラムなど教育・研究に関する情報を1~2週間に1回お届けします。

配信メール登録する→

キーワード:
APAIE AV機器 CEFR CRELLA EAIE EAIE2023年次大会 Eメール eラーニング ICT ISMS IT NAFSA NAFSA2024年次大会 PC SD SGDs SustainableDevelopmentGoals Talk Anywhere Tutorial English Waseda Summer Session 2024 Zoomウェビナー アカデミックライティング イベント運営 オリエンテーション オンライン オンライン・セッション オンライン講座 キャリア教育 グローバルエデュケーションセンター コミュニケーション コンテンツ制作 コンフリクト・マネジメント サポート シンポジウム運営 スチューデント・ジョブ スピーキング セキュリティ人材 セミナー チューター チュートリ先輩 ネットワーキング フィールドトリップ プログラム進行 プロジェクト管理 メンター育成 ラーニングコモンズ ライティングセンター 人材育成 什器 企業 入試問題 内部監査員 動画 図書館 国際交流 国際交流支援 国際教育団体 地域 地域企業 地域連携 外部資金 大学入試改訂 大学業務ソリューションセミナー 大学業務支援 大学職員 大学間交流 学生サポート 学生プロジェクト 学生支援 学術リテラシー 安全管理 少人数制 操作 改善 文章作成指導 旅行手配 早大生 早稲田大学 来日 業務マネジメント 業務効率化 業務改善 模擬講義 留学 留学カウンセリング 留学フェア 留学プログラム 留学生 留学生サポート 相談 研修 研究 研究成果 研究支援 研究計画調書 研究資金 社会還元 科研費 窓口業務 自動化 航空券 英会話 英文Eメール 英語コミュニケーション能力 英語学習 著作権 説明会 講師 講演会運営 資金獲得 通信課程

お問い合わせ CONTACT

商品についてや弊社についてなど、こちらより
お気軽にお問い合わせいただけます。

※著作権処理代行に関するお問い合わせは、
以下のフォームよりお願いいたします。
著作権処理代行お問い合わせフォーム

お問い合わせ