国際交流サポート第2チームです。
コロナ禍における当社の取り組みの1つとして、国際交流企画チームや受入留学チームから「留学業務オンライン化」について説明会動画の収録や編集の様子をご紹介しましたが、今回は実際に対面で説明会を実施してきたスタッフが、オンライン形式での実施にあたって気付いたことなどをご紹介します！

これまで大学構内の教室などを使って対面式で行われていた学生様向けの説明会や説明会。
規模や参加者数はさまざまですが、新型コロナウイルスの影響により3密を避けるべく従来通りの形での実施が叶わなくなった大学が多いことと思います。
当社では、対面式に代わって「ライブ配信型」「事前収録型」の2つの形式で説明会を行いました。

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【ライブ配信型】

対面でのイベント実施が困難な今だからこそ、ライブ配信が1つの方法として注目されています。
ライブ配信にはこんな利点が！
・対面と違って、会場に足を運ばなくても、ネット環境さえ整っていればどこからでも参加ができる
・席数などによる人数制限を緩和できる
・ライブ配信を収録しておけば、当日参加できなかった人も後から視聴することができる

会場までの距離や席数の問題で参加が難しかった人の参加が可能となり、枠を広げることができます。
また、運営側の視点で見ると、当日の会場のセッティングが不要となるなど、少人数で行うことが可能です！

一方、対面で感じられる参加者の反応や表情は残念ながら見えません。
そのため、決められた時間の中での構成や内容を事前に考え、「わかりやすいか」ということをより意識して行う必要があります。

＜実際にライブ配信型の説明会を行ってみて＞
「会場に集まる多くの人の前で質問／発言するのは恥ずかしい…」という人でも、「オンラインでなら！」「チャットでなら！」ということで、当日は質問も多く寄せられました。
これも、ちょっと恥ずかしがり屋な日本人にとって、ライブ配信型の利点の一つですね！
対面ではないものの、参加者と同じ時間を共有して行っているため、対話形式でアットホームに進めることが可能です。
その場で質問を受けたり回答したり…そこが事前収録型との大きな違いではないでしょうか！

【事前収録型】

その名の通り事前に説明する内容を収録してオンデマンドで視聴できるように整えるやり方で、特に大人数向けの説明会にオススメです。
・ライブ配信と違って、主催者・参加者ともに当日のインターネット環境の心配をしなくて済む
・収録の過程で撮り直しができるので、必要な情報を漏れなく盛り込んで仕上げることができる
・オンデマンド方式のため、好きな時に好きな場所で何度でも視聴することができる
などの利点があります。
よくある「欠席して聞けなかった！」という学生さんや「欠席者への補足説明をしなくちゃ…」という職員の方々の悩みが解消されますね！

注意したいのは、収録後は編集作業が入るため公開日から逆算し編集の時間も見越して収録を行う必要があります。
そのため、公開直前に情報が追加されたり変更になった場合はビデオに盛り込むことが難しいこともあります。
このような場合はメール等別の手段で補足するのも1つの手です。

長い説明はPart 1, 2, 3などとビデオを分けることにより1つ1つが長すぎず適度に集中力を保った状態で視聴でき、また「今はPart1だけ見て、残りは帰宅してから見よう」など、時間をうまく使って効率良く視聴していただくこともできるようになります。

＜意外と（？）難しいこと＞
「あー、目線もうちょっと右に…あ、そんな感じです！最初と最後はカメラの方を見られますか？」
必要な情報を漏れなく盛り込むため、カメラの向こうには念のためスクリプトを準備して収録に臨みます。
が、スクリプトの方に目がいくとカメラ目線とどうしてもズレてしまいます。そして目線が右へ左へキョロキョロ…
日々テレビで目にするアナウンサーの皆様方、いつも涼しい顔をしてカメラに向かってニュースを読んでおられますが、
訓練無しにはできないことなのだと実感しました。
新たな修行が必要なようです。。。

このような状況で説明会も今後オンライン化が加速していきそうです。
今回は私たちの取り組みをご紹介しましたが、皆さまはいかがでしょうか？