当社の研究推進業務のひとつにイベント支援があります。
大学が行う研究関連イベントは、研究成果の発信やシーズの紹介に加えて、産学連携のためのマッチングの場の創出など、数多くの役割を担っています。
この2月中旬以降、新型コロナウイルス感染拡大防止のためほとんどの研究イベントは中止もしくは延期になりました。当社が支援していた研究関連のフォーラムやシンポジウムが中止もしくは延期となり、事後対応を行いました。
今回、対応しきれていないことも含めて、いくつか気づきがありましたのでこのブログに記載しておきます。

早稲田大学の場合には総長名による「新型コロナウイルスの影響拡大に伴う本学主催のイベント等の対応について」を2月23日付で公表し、原則として中止または延期とする判断基準を明記しました。これにより、関連担当部署は判断しやすくなりました。

イベントの中⽌連絡は理由を明確にしたうえで速やかに、できる限り幅広く⾏うことが⼤事です。特に、産学連携イベントについては、参加予定だった企業に対しては、さらに詳細のメッセージを作成したうえで中⽌の連絡をしました。 そのほか、イベントへの参加者、講演予定者、当⽇の参加お申込みを頂いていた⽅に少しでも早くと順次連絡をしました。

そのようないわば関係者への連絡は当然ですが、開催の案内を通知していた（チラシやポスターをお送りした）企業様などの学外機関や個人に対してどうするか、少し悩みました。広く自粛ムードもあったわけですから、ホームページに中止を掲載しておくだけでも十分だったかもしれません。しかし、支援する事務局としては、広報先についてもきちんとした対応を取ることが肝要だと考え、大学の管理職と相談のうえ1か月前に送付した広報対象の企業や個人に対して、イベント開催中止のハガキを送付しました。

研究イベントの支援では、仮に中止対応であったとしても、それぞれの立場で準備された方、期待して参加申込をされた方には、できる限り誠意を持って対応することが大切です。今度同様のイベントが再開できるようになったときに、あの時の対応が無駄ではなかったとわかる瞬間があると信じています。

一方で、人が集まる形式では中止せざるを得なくても、何らかの代替の策を提案できなかったかが心残りです。緊急事態に対応した開催中止の連絡だけでよかったのかと、自問自答しています。例えば、単に中止を決定したという案内だけではなく、WebやSNSなどで、どのようなイベントをどのような気持ちで開催しようとしていたのかを伝えることができたのではないかと考えてしまいます。では何ができたかというと具体的なアイデアをここで記載することができません。しかし、感染症対策に終わりが⾒えない以上、⼈と⼈の接触（⾶沫感染がおこ りやすい状況）を⽣み出さずに、WebやZoomなどの遠隔会議ソフトを使用した、産学連携の交流につながる研究成果発信イベントの魅力的な仕掛けがないものかと考えています。

大学業務支援部　シニアマネジャー　内田