早稲田大学の各務記念材料技術研究所（環境整合材料基盤技術共同研究拠点）では、2014年より、ZAIKEN Festa－若手研究者によるポスターセッションを開催しています。毎年、材料技術研究所（材研）の会議室は、発表する研究者（主に大学院生）と、聴講者、採点者の熱気に満ち溢れる、一大イベントだそうです。
ところが、コロナ禍の影響もあり、「今年は対面での実施は困難、可能であれば全面オンラインで運営したい」、というご相談を材研事務所の担当者からいただいたのは、昨年の11月でした。
そこで、ポスターセッションをなるべくリアルと同じような形で、かつ手軽に実現するために、Zoomのブレイクアウトルーム機能を使うことをご提案しました。昨今、様々なプラットフォームは出ていますが、Zoomが一番馴染みもあり、金額も手頃、参加もしやすいというのが理由です。
その後何度も打ち合わせを重ね、当日の段取りを確認し、Zoom配信のテクニカルサポートだけでなく、使い方のマニュアルや要旨集を作成し、当日を迎えました。
発表者は35名。それぞれの部屋（ブレイクアウトルーム）に、聴講者および20名の採点者（教員）が自由に移動できるように設定しました。
開始直後は、「ブレイクアウトルームにうまく参加できない」、といった操作方法の問い合わせもありましたが、当社スタッフが個別にサポートし、無時に、発表、採点、表彰発表まで終えることができました。
今回、発表者にとっても初めての試みでした。午前中は、発表者同士が時間を分けてお互いの発表を聴きあう練習セッションとし、午後は採点者を迎えてのセッションタイムとしましたが、この練習セッションを設けたことで、「オンライン発表のコツをつかみ、採点者の前でも緊張せずに発表できた」ようです。
ご担当の方からも、
「リアルに近い形で実現できて良かった」
「意外と手軽にできた」
といった感想をいただきました。

実は、同じ月に、ある大きな学会で300名以上のポスターセッションを実施したのですが、その際も
「リアルで開催するより、会場の手配もなく、後片付けもなく、運営側は非常に楽だった」
「十分な発表ができた」
「移動することなく、発表をしっかり聞くことができた」
「質問がしやすかった」
という声を多くいただきました。

ポスターセッションは、講演会などで利用するZoomウェビナー支援とはまたちょっと違う、発表側と聴衆側の「双方向参加型」のオンライン支援です。当然、リアル開催のメリットはたくさんありますが、コロナ禍で、それができない場合も、諦めずに、オンラインのメリットを活かして、なるべくリアル開催に近い形で全国・全世界から気軽にご参加いただき、さらに参加された方にご満足いただける形での支援を心がけ、今後も取り組んでまいります。
最近は、「基調講演」と、テーマ別に分かれた「研究発表」、さらに、ポスターセッションを組み合わせた「学会」、また、オンラインだけでなくリアルと同時に行うハイブリット開催などのお問合せも増えています。
規模の大小に関わらす、様々な研究イベントの開催を検討される際には、ぜひ、お問合せください。