社会連携企画部教育コンサルティングチームです。今回はアウトリーチ活動支援の一つであるシンポジウム企画・運営についてご紹介します。

こちらは当チームで作成したシンポジウム開催を告知するWebサイトのアイキャッチ画像です。

今回は早稲田大学が文部科学省enPiT-Proの成果として設立したスマートエスイーコンソーシアムと早稲田大学理工学術院総合研究所 最先端ICT基盤研究所の共催で行われる合同シンポジウムの企画・運営業務についてご紹介します。

企画とプログラムの検討

まずは企画案の検討です。担当教員と協議しながら、まずはシンポジウムの目的を明確にし、ターゲットを絞ります。そこから、日時、場所、開催規模などを検討し企画案を練り上げていきます。そこからプログラムの骨子を作成します。

会場手配

人気のある会場はすぐに埋まってしまうもの。ターゲットが参加しやすい日時・場所に適切な会場がないか調査をし、手配します。良い会場を確保するためには、早めにイベントの企画を立てることが肝要です。
今回は、早稲田理工の研究紹介を含むポスターセッションを組み入れていたため、収容人数が多い会議室があり、かつパネルを設置できるオープンな空間が隣接する早稲田大学西早稲田キャンパス63号館に決定しました。

Webサイトの開設

まずは頭出しが大事。概要が決まった段階でWebサイトを開設します。今回開設したWebサイトはこちらです。
Webサイトを開設したら、関係箇所のサイトにもリンクの依頼を行います。

メルマガ作戦

ターゲットとする参加者が登録しているであろうメルマガに配信します。同メルマガに複数回配信することも。
今回はJST産学連携メルマガとスマートエスイーが提供しているgacco講座の受講者向けメルマガに配信しました。
1度だけでなく、何度も根気よく配信します。
ちなみに、gacco講座開講のオペレーションも行っています。
無料ですのでみなさん、ぜひ受講してみてください！

ご登壇者対応

登壇者が決まったら、委嘱状の作成・ご連絡・お謝金や交通費等のお支払い手続き・当日のご案内などを行います。ご登壇者の発表ツールや当日配布資料の有無などをヒアリングし、当日スムーズにご発表いただけるようにロジを組んでいきます。

シンポジウムの資料作成のいろいろ

シンポジウム告知用チラシや大判ポスター・立看板等の広報資料、登壇者への当日のご案内、ポスター出展要領、当日配布資料など、シンポジウムではいろいろな資料が必要です。
シンポジウムの内容に合わせてアレンジしていきます。

お飲み物を楽しみながらの意見交換も

今回担当したシンポジウムでは、飲食を楽しみながら学術的な交流が楽しめるよう、ポスターセッション会場に飲食スペースを設置。飲物と軽食をご用意する企画としました。このようなカジュアルな場の設定も行っています。

このように、工程が多いシンポジウム開催ですが、ひとつひとつ着実に準備をしています。
今回は、開会までのオペレーションについてご紹介しました。